Toutes les demandes d'action ou de discussion doivent être soumises via le formulaire en ligne Problème / Demande d'action (IRFA). Le formulaire en ligne encourage une formulation précise dans la description du sujet, la justification et l'action demandée par le comité. Les pièces justificatives doivent être jointes au formulaire.
Le formulaire rempli et les pièces justificatives seront transmis au (x) comité (s) approprié (s). Une coordination entre plusieurs comités peut également être nécessaire, selon le problème.
Les demandes d'action ou de discussion soumises seront traitées par le comité désigné lors de la prochaine réunion appropriée de l'ACSV - soit l'atelier de l'ACSV (tenu au printemps) ou la conférence et exposition annuelle de l'ACSV (tenue à l'automne).
Pour aider les présidents des comités CVSA à élaborer et à gérer leurs ordres du jour pour l'atelier CVSA et la conférence et exposition annuelle CVSA, les questions / demandes doivent être reçues au moins 30 jours avant l'atelier ou la conférence annuelle ou elles ne peuvent pas être garanties l'ordre du jour des comités pour cette prochaine réunion.
Si les IRFA sont reçues moins de 30 jours avant l'atelier ou la conférence à venir, le président du comité utilisera sa discrétion pour déterminer si la soumission sera ou non couverte par cet ordre du jour. Sinon, l'IRFA sera inscrit à l'ordre du jour de la prochaine réunion après celle-ci.
Cette exigence a été établie pour permettre au comité de préparer et de consacrer suffisamment de temps à l'ordre du jour pour que ces questions soient traitées de manière approfondie et appropriée.
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